Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento

Mar Layos Pérez (Psicólogo de Empresa)

 

El Cuadro de Mando Integral es un modelo de gestión que traduce la estrategia en objetivos interrelacionados, medidos a través de indicadores y ligados a unos planes de acción (iniciativas) que permiten alinear el comportamiento y acciones de todos los miembros de la organización. Además, permite tomar decisiones rápidas y acertadas para alcanzar los objetivos fijados.

La perspectiva de aprendizaje y crecimiento es, si duda, la más importante de las cuatro de las que consta un Cuadro de Mando Integral (Financiera, Procesos, Clientes y Aprendizaje y Crecimiento.). Es la que sostiene, impulsa y apoya a las otras porque no solo aborda a las personas, que son el mayor capital de la empresa, sino a los Recursos Humanos en su totalidad, que es un concepto mucho más amplio; una buena política retributiva, de comunicación, de formación, de selección, con planes de carrera bien definidos pueden hacer que una compañía tenga éxito o fracase. Esta perspectiva refleja los conocimientos y habilidades que la organización posee tanto para desarrollar sus productos y/o servicios como para cambiar y aprender. 

La importancia de que los empleados apoyen la estrategia, posean los conocimientos y habilidades necesarios, sosteniéndose sobre la herramienta adecuada y teniendo el clima propicio dentro de la organización para motivar y respaldar la estrategia, es fundamental, como también es fundamental, identificar adecuadamente a las personas clave que se van a responsabilizar de cada perspectiva o indicador. 

¿Qué factores son los más relevantes para que un Cuadro de Mando Integral tenga éxito?

En épocas de cambio es fundamental, dentro a organización, mantener a los individuos alineados. El objetvo no es sólo enconrar el rumbo y el sentido, sino tener claro el cómo, adaptarse lo más rápido posible al cambio y generar estrategias individuales, de equipo y de empresa. 

Basándonos en nuestra experiencia, los podemos concretar en tres: Comunicación, Alineación y Compromiso.

1.- Comunicación: Como aspecto prioritario, al iniciar la implantación de un Cuadro de Mando Integral, se debe tener en cuenta que la estrategia de la organización se debe comunicar y transmitir adecuadamente, cualquier empleado tiene que ser conocedor de la misma. Algunas claves a tener en cuenta al transmitir esta comunicación son: cuál es la situación actual de la empresa, por qué se necesita un cambio, en qué se fundamenta la estrategia, cual es el sentido de la estrategia, qué implicaciones organizacionales tiene, qué implicaciones profesionales, cómo va a ser el proceso de implantación del Cuadro de Mando Integral, de qué fases y calendario va a constar. Uno de los objetivos que conseguiremos a través de esta comunicación consistirá en reducir la ansiedad y la incertidumbre, aportando certeza y previsibilidad

Por lo tanto, para que la estrategia sea efectiva, debe comunicarse, siendo imprescindible que esta comunicación se produzca de manera formal y por los canales adecuados. Para obtener el máximo beneficio, el equipo ejecutivo debe compartir su visión y estrategia con toda la organización.

Pero, no solo es fundamental una comunicación adecuada sobre nuestra estrategia, que los integrantes de esa organización sean conocedores de la estrategia, también es muy importante que la organización este alineada con esa estrategia.

2.- Alineación: Otro factor fundamental para que un Cuadro de Mando Integral tenga éxito, es que los individuos que componen la organización estén alineados con la estrategia de su empresa, entendiendo por alineación el compartir una visión y un propósito común en el que todos contribuyan al logro de una misma meta, una unidireccionalidad hacia el objetivo estratégico.

Según Norton y Kaplan, creadores del Cuadro de Mando Integral, para conseguir alcanzar la alineación estratégica se debe realizar de arriba abajo, el desarrollo del cuadro de mando debe comenzar por el equipo ejecutivo. Todo proceso de implantación de un Cuadro de Mando Integral precisa de un liderazgo claro encabezado por su equipo directivo, que ha de presentar la estrategia como un proyecto claro, alcanzable, coherente y creíble a los individuos que componen su organización. Cuanto todo el mundo comprenda los objetivos a largo plazo de la unidad de negocio, así como la estrategia para alcanzar estos objetivos, todos los esfuerzos e iniciativas de la organización podrán alinearse con los procesos necesarios de transformación. Los individuos podrán ver la forma en que sus acciones particulares contribuyen a la consecución de los objetivos de la unidad de negocio.

El comportamiento es el eje de la alineación, y alinear el comportamiento con los valores es el principal desafío para una transformación cultural.

La estrategia de la organización sólo se cumple si todos los recursos humanos la conocen y comprenden, y este proceso de alinearnos en conjunto en dirección a la estrategia resulta clave para el éxito organizacional.

 3.- Compromiso: Como consecuencia directa, ha adquirido también una importancia clave el compromiso con los valores estratégicos, que no es otra cosa que: entender, valorar y poner en marcha las acciones a través de los cuales la organización consigue llegar al objetivo estratégico.

En la medida en que seamos capaces de generar un suficiente nivel de compromiso para el cambio, lograremos que el Cuadro de Mando Integral tenga éxito. El compromiso de la organización solo se logra si el equipo directivo está realmente implicado en el proyecto y cree en el proyecto. Si se cuenta con el apoyo de la dirección, se crearán las condiciones óptimas para que se desarrolle el compromiso en los mandos intermedios, parte esencial para obtener beneficios procedentes del Cuadro de Mando Integral. Al comunicar la estrategia y vincularla a las metas personales, el cuadro de mando crea una comprensión y un compromiso compartido entre todos los participantes de la organización.

Es importante tener en cuenta que, para lograr el compromiso es imprescindible la transparencia en la información.

Según Daniel Goleman: “La esencia del compromiso consiste en sintonizar nuestros objetivos con las metas de la organización, generando así un compromiso fuertemente emocional…”. “Quienes estiman y abrazan las metas de una organización no sólo pueden efectuar un gran esfuerzo en nombre de ella, sino que también están dispuestos a realizar sacrificios personales cuando sea necesario”.

No se trata de acatar los objetivos de futuro, sino de asumirlos y compartirlos. Uno puede contraer esta obligación máxima desde los límites de su responsabilidad, o bien puede simplemente “cumplir” con su trabajo.

Proceso de implantación del CMI desde la Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento  

En la fase de inicial, junto con la dirección de la compañía, determinaremos quienes serán los líderes de las diferentes perspectivas, y quienes serán los responsables de los diferentes indicadores, teniendo en cuenta que una misma persona podrá responsabilizarse de varios indicadores o de varias perspectivas, dependiendo de la estructura de la organización.

Elegir adecuadamente a los líderes de las diferentes perspectivas es esencial. Ellos serán los que forjen el compromiso en el resto, desde los responsables de algún indicador, hasta el resto de la plantilla que no interviene directamente en el Cuadro de Mando Integral. Los responsables de las perspectivas son el nexo entre la estrategia y el día a día, por lo tanto su papel es clave.

Desde la Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento, o de Recursos Humanos como la denominamos nosotros, antes de aplicar este modelo de gestión, se solicitará a cada uno de los responsables de los departamentos que nos aporte un informe del ejercicio anterior y un somero avance de cómo será la situación de su departamento en el ejercicio actual. Cuando se analice esta información por los responsables del CMI, se propondrán entrevistas personales con todos y cada uno de los responsables de los diferentes departamentos.

Para la perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento, o de Recursos Humanos, estas entrevistas de evaluación, son una de las piezas clave del sistema, puesto que nos permitirán detectar aspectos como: el grado de alineación con los objetivos estratégicos que la empresa pretende poner en marcha, el grado de compromiso, el liderazgo organizacional, el clima, la cultura de empresa, los sistemas de dirección, los sistemas de relaciones. También nos permitirá identificar, de forma muy clara, los puntos débiles, si los hubiera, para abordar acciones posteriores de coaching individual o grupal, en las que también se podrá trabajar sobre el desarrollo de habilidades para comunicar, motivar e implicar a sus equipos en la consecución de resultados.

En las entrevistas de evaluación, también detectaremos si las personas clave de la organización que van a responsabilizarse de las diferentes perspectivas, están preparadas para el cambio. Una vez realizada esta evaluación se programarán reuniones para informar y debatir con eficacia las ventajas de este modelo de gestión, explicando claramente porque se necesita un cambio, y trabajando para lograr la cohesión y credibilidad del equipo directivo que liderará el proceso de cambio. Por un lado, analizaremos la situación actual, los objetivos a conseguir, el proceso que se llevará a cabo y las prioridades, en definitiva planificaremos el cambio. Por otro, detectaremos las resistencias y las gestionaremos, generaremos compromiso en los responsables de las perspectivas y diseñaremos estrategias específicas de comunicación. Así mismo, identificaremos que capacidades serán necesarias para poder llevar esas perspectivas o indicadores a niveles óptimos.

Será clave generar una visión común sobre el punto de llegada y concretarlo de la manera más detallada posible, identificando a los aliados dentro de la organización y a las principales resistencias. Lograremos, así, identificar el posicionamiento de cada miembro frente al cambio.

Por último, señalar, que no es suficiente que los componentes de la organización comprendan bien la visión y la estrategia, que conozcan cuáles son sus objetivos, y que posean un buen nivel de competencia para llevarlos a cabo, también es necesario que actúen con integridad respetando los valores empresariales. 

La alineación de una organización, con una visión compartida y una dirección común, es un proceso complejo en el que se deben utilizar tres mecanismos diferenciados: Programas de comunicación y formación, programas de establecimiento de objetivos, vinculación con un sistema de retribución variable y, en ocasiones, como cuarto apoyo, programas de coaching específicos. 

Coaching como herramienta de apoyo en el CMI 

Para conseguir de forma más rápida y eficaz este alineamiento, el Cuadro de Mando Integral debe reforzarse con un sistema de apoyo como el coaching. 

El coaching es un proceso que nos ayuda a identificar y potenciar áreas de desarrollo para la consecución de resultados, contribuyendo a garantizar que los cambios y las nuevas habilidades se asienten y desarrollen. 

Mediante este proceso, ayudamos a líderes y equipos en su desarrollo de forma rápida y eficaz, asegurando el éxito del proyecto profesional y facilitando la alineación del personal con el Plan Estratégico de la empresa.En el proceso de coaching se trabajará, alineando los objetivos personales (misión y visión personal, factores críticos de éxito, metas y medidas de actuación personales, acciones de mejora personal), con los objetivos empresariales, es decir, con el Plan Estratégico de la empresa. 

Uno de los principales problemas que podemos encontrarnos a la hora de introducir en una empresa un nuevo modelo de gestión, que lógicamente, va a generar algunos cambios en la metodología existente, es la resistencia al cambio. El coaching nos va a ayudar a convertir la resistencia al cambio en una oportunidad de crecimiento.

Los procesos de coaching se basan en la capacidad de potenciar la conciencia sobre qué quiero y como se corresponde con los objetivos empresariales, como puedo y quiero conseguirlo, cumpliendo un plan de acción combinado con un seguimiento y plan de mejora.

Previamente, y como punto de partida, debe realizarse un mapa de los puntos fuertes y débiles, mediante una evaluación personal, enfocando el aprendizaje hacia aquellos aspectos que realmente necesita la organización para apoyar la estrategia. 

En resumen, la Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento se fundamenta en que el sentido de todo proceso de cambio, finalmente, depende de las personas que componen la organización: del equipo directivo que lo ha de liderar, de los mandos intermedios que han de convertir la estrategia en acciones concretas y, finalmente del conjunto de profesionales que han de ponerlas en práctica.

La esencia de la estrategia es que todos los empleados sean conocedores de la misma, trabajen en la misma dirección y tengan un alto grado de compromiso por alcanzarla.